Перехід на обов’язкове використання електронної товарно-транспортної накладної (е-ТТН) для всіх внутрішніх автомобільних вантажних перевезень заплановано на 1 червня 2027 року. Остаточний термін буде визначено в ухваленому законі № 16223.
Як зміняться процеси для кожного учасника ланцюга постачання та як підготувати ІТ-інфраструктуру і персонал?
Ключові норми та прогнози законопроєкту № 16223
Законопроєкт вносить зміни до Закону України «Про автомобільний транспорт» та закріплює правовий статус Системи е-ТТН як державної інформаційно-комунікаційної системи. Держателем системи є Міністерство з відновлення, інфраструктури та транспорту України, технічним адміністратором — ДП «Галузевий центр цифровізації та кібербезпеки».
Чотири базові “правила”, які пропонує документ:
- Електронна форма стає основною. Для внутрішніх вантажних перевезень формування е-ТТН із накладенням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) пропонується зробити обов’язковим.
- Паперова ТТН виключно як резервний сценарій. За запропонованою законопроєктом моделлю використання паперової накладної допускатиметься лише за технічної неможливості оформити документ в електронному вигляді (відсутність електропостачання, мобільного зв’язку чи технічний збій). У такому разі відомості з паперової ТТН потрібно внести до Системи е-ТТН протягом поточної доби.
- Міжвідомчий обмін даними та перевірки на дорозі. Передбачається електронна взаємодія Системи е-ТТН з інформаційними ресурсами Національної поліції та Державної служби статистики. Інспектори на маршруті перевірятимуть реєстрацію накладної безпосередньо в базі даних, паперова роздруківка водієві не знадобиться.
- Обов’язкова фіксація вагових і габаритних параметрів. Внесення даних про масу та габарити транспортного засобу і вантажу в е-ТТН створить додаткові інструменти для контролю дотримання габаритно-вагових норм на автошляхах.
У Додатку до пояснювальної записки до законопроєкту № 16223 (пункт 8) наведено розрахункову оцінку впливу на бізнес: очікується скорочення витрат на папір та логістику документів орієнтовно на 80%, зменшення часу на їх оформлення — на 90%, а також потенційне зростання продуктивності праці водіїв на 25–50% завдяки відсутності очікування паперових підписів.
Що зміниться для учасників перевезень
Перехід на обов’язкову е-ТТН має ліквідувати перешкоду так званого “розірваного ланцюга”, коли одна сторона готова працювати електронно, а її контрагент вимагає папір.
| Учасник ланцюга | Наявний стан | Після запровадження |
|---|---|---|
| Вантажовідправник | Друкує паперові примірники ТТН або поєднує паперовий документообіг з ЕДО. | Формує е-ТТН через оператора ЕДО, вносить вагові й габаритні параметри та підписує документ КЕП. |
| Перевізник і водій | Водій перевозить паперові документи, збирає підписи й печатки та передає оригінали в офіс. | Водій працює з е-ТТН через мобільний застосунок або вебінтерфейс. Під час дорожньої перевірки дані документа доступні в системі. |
| Вантажоодержувач | Приймає товар за паперовою ТТН, розбіжності фіксує в паперових актах. | Підтверджує приймання вантажу електронним підписом у системі; розбіжності оформлює відповідними електронними актами |
| Експедитор | Організовує обмін документами та збір паперових оригіналів для закриття перевезення. | Відстежує статус рейсу й отримує дані для швидшого оформлення документів за результатами перевезення. |
| Складський комплекс | Залежить від наявності принтерів на рампах та фізичної черги водіїв біля диспетчерського вікна. | Потребує стабільного інтернету в зонах завантаження та інтеграції WMS із системою ЕДО. |
Як підготувати ІТ-інфраструктуру компанії
Впровадження е-ТТН не є юридичним або бухгалтерським питанням. Це інтеграційний проєкт.
- Малий бізнес та невеликі автопарки: достатньо базового веб-кабінету обраного оператора ЕДО та мобільного застосунку для водіїв. Додаткова розробка скоріше за все не потрібна.
- Середній і великий бізнес, 3PL-оператори, ритейл, агросектор: ручне перенесення даних із облікової системи у веб-кабінет ЕДО створить складнощі на етапі відвантаження. Необхідно налаштувати API-інтеграцію або встановити готовий модуль обміну між вашою ERP, WMS або TMS та платформою оператора.
- Синхронізація довідників: заздалегідь перевірте актуальність довідників контрагентів (ЄДРПОУ), транспортних засобів (державні номери тягачів та причепів) і номенклатури товарів у вашій обліковій системі, оскільки неточності в цих полях можуть призвести до помилок під час формування або реєстрації документа в Центральній базі даних (ЦБД).
Що змінити у складських процесах та роботі з водіями
Навіть ідеально налаштована ERP-система не запрацює, якщо процеси на рампі залишаться «паперовими».
- Повноваження підписантів та КЕП. Визначте, хто саме від імені вантажовідправника, перевізника та вантажоодержувача підписуватиме е-ТТН на кожному етапі перевезення. Перевірте наявність у цих працівників чинних КЕП і налаштуйте процедуру підписання через обраного оператора ЕДО. Якщо документи підписуватимуть водії, передбачте це в договорах із перевізниками та внутрішніх інструкціях. Для мобільної роботи перевірте сумісність засобів підписання з платформою оператора.
- Визначення вагових і габаритних параметрів. Організуйте процес достовірного визначення та внесення обов’язкових параметрів до е-ТТН. Заздалегідь визначте, де й за допомогою яких засобів вимірюється маса вантажу, хто відповідає за внесення даних і як фіксується спосіб визначення ваги. Якщо остаточна маса встановлюється вже на пункті призначення, процес має враховувати цю особливість.
- Робота з розбіжностями через електронні акти. У чинній Системі е-ТТН реалізовано дев’ять типів електронних актів, зокрема акти коригування, які використовуються для фіксації змін під час перевезення: заміни водія або транспортного засобу, переадресації, розбіжностей щодо вантажу тощо. Навчіть персонал формувати ці документи в інтерфейсі оператора ЕДО, щоб уникнути зависання незакритих рейсів.
- Покриття зв’язку в зонах навантаження. Проведіть аудит сигналу мобільного інтернету та Wi-Fi на рампах і стоянках очікування транспорту. Без доступу до мережі учасники операції не зможуть підписати документ у реальному часі.
Аварійний регламент: як організувати роботу під час блекаутів
Законопроєкт № 16223 враховує реалії воєнного стану та енергетичних обмежень, дозволяючи оформлювати паперову ТТН у разі технічної неможливості сформувати електронний документ. Проте вимога внести відомості з паперової накладної до Системи е-ТТН протягом поточної доби потребує чіткого внутрішнього контролю.
Що варто зафіксувати у внутрішньому регламенті складу:
- Внутрішній критерій переходу на резерв: оскільки закон не встановлює конкретного часового порогу в хвилинах, компаніям варто самостійно зафіксувати у своїх процедурах, коли саме персонал переходить на паперовий бланк.
- Запас затверджених бланків: тримайте на складі резерв актуальних бланків паперової ТТН на випадок форс-мажору.
- Контроль добового дедлайну: призначте відповідального, який наприкінці кожної зміни звіряє журнал паперових відвантажень із реєстром зареєстрованих е-ТТН, гарантуючи, що жоден документ не залишиться поза системою після завершення поточної доби.
Як вибрати оператора е-ТТН: на що звертати увагу
Система е-ТТН передбачає інтероперабельність, тобто технічну взаємодію різних платформ ЕДО через державну базу даних. Тому відправник, перевізник і вантажоодержувач можуть працювати з різними операторами. Водночас перед вибором провайдера варто перевірити, чи підтримує він обмін документами з платформами, якими користуються ваші контрагенти.
Під час вибору провайдера звертайте увагу на три фактори:
- Актуальний статус в офіційному реєстрі операторів е-ТТН. Державний портал проєкту розділяє платформи на три категорії: оператори з повнофункціональним доступом до системи (наразі 6 платформ), оператори, які мають рішення про авторизацію (8 платформ), та провайдери, що проходять тестування (4 платформи). Перед підписанням договору перевірте в актуальному реєстрі, чи має обраний оператор саме повнофункціональний доступ до продуктивного середовища.
- Готові конектори до вашої облікової системи. Наявність типового модуля для облікової та управлінської системи скорочує бюджет і терміни інтеграції в рази.
- Зручність мобільного застосунку для водіїв. Інтерфейс для водія має працювати стабільно навіть при слабкому мобільному інтернеті та підтримувати популярні хмарні КЕП.
Автор: Саша Боровик, оглядач Logistics in Ukraine
Доєднуйтеся до спільноти, обговорюйте спеціалізовану літературу, та ділиться вашою експертизою.
Как можно получить видео данного вэбинара