Ринок логістики стрімко ускладнюється: зростає кількість перевізників, змінюються тарифи, а вимоги до швидкості та прозорості прийняття рішень лише посилюються. При цьому в багатьох компаніях управління перевізниками досі залишається «ручним»:

• база ведеться в Excel;
• контакти зберігаються в особистих месенджерах;
• рішення приймаються на основі відчуттів, а не даних.

У результаті бізнес стикається з фінансовими втратами, відсутністю контролю ставок, критичною залежністю від конкретних співробітників та неможливістю масштабування.

Саме тому компанії переходять до керованих баз перевізників — системних рішень, які дозволяють централізовано працювати з контрагентами, контролювати якість сервісу, аналізувати ефективність та швидко приймати обґрунтовані рішення.

Як саме це працює на практиці? Заповніть короткий чек-лист нижче і зрозумійте, наскільки ваша поточна робота з перевізниками відповідає сучасним вимогам ринку.

Як перейти від бази контактів до повноцінної системи управління?

У багатьох компаніях ситуація виглядає типово: база перевізників ніби існує, але насправді вона розпорошена. У такій моделі компанія неминуче стикається з обмеженнями. Втім рішення є.

Платформа для управління вантажними перевезеннями eTender.Logistic, пропонує побудову повноцінної системи управління взаємодією з перевізниками. Менеджери платформи:  

• самостійно обдзвонюють перевізників; 
• проводять первинну реєстрацію; 
• надають навчання і підтримку по роботі на платформі; 

Один перевізник реєструється за кілька хвилин, без навантаження на логістів. Додатково доступне підключення Telegram-бота, який стає точкою контакту між перевізником і системою, бо туди перевізник буде отримувати тендери в зручному форматі, зможе одразу перейти на платформу і подати пропозицію з телефону. 

Сегментація перевізників — ключ до ефективності тендерів

Коли база починає зростати, хаос лише посилюється, якщо немає структури. Саме тому ключову роль відіграє сегментація. 

Замість того щоб працювати з усією базою одразу, компанія взаємодіє лише з релевантними групами перевізників: за напрямками, типами транспорту чи іншими параметрами бізнесу.

Результат:

• Вищі відгуки на тендери від релевантних перевізників
• Менше «шуму» і зайвих пропозицій
• Краща конкуренція і більш адекватні ставки

Фактично сегментація перетворює велику й складну базу на керований інструмент.

Білі та чорні списки: управління ризиками без емоцій

У традиційній моделі багато рішень ухвалюються на основі особистого досвіду: «з цим перевізником вже працювали», «з цим були проблеми». Але такі знання нестабільні. Вони губляться, спотворюються або просто забуваються. 

Системний підхід eTender.Logistic змінює це і дозволяє: 

• формувати білі списки перевірених перевізників; 
• створювати чорні списки з фіксацією причин; 
• тимчасово блокувати перевізника; 
• повністю обмежувати доступ до тендерів; 
• присвоювати статуси безпеки.

Аналітика замість інтуїції: Кейс компанії BAYADERA Group

Одна з найважливіших змін — поява аналітики. Вона дозволяє подивитися на перевізника не через призму суб’єктивного досвіду, а через реальні показники.

Ви знаєте, як часто перевізник бере участь у тендерах, наскільки він конкурентний і яку роль відіграє в загальній картині. Це дозволяє оцінити його об’єктивно, як повноцінного бізнес-партнера. Для керівництва це особливо важливо, адже рішення починають базуватися на цифрах, а не на інтуїції.

“Замість відчуттів і ручних домовленостей з’явилась зрозуміла картина ринку: видно, які ставки адекватні, а які  ні. Вибір перевізників став простішим і об’єктивнішим, бо вже опираємось на цифри та конкуренцію, а не на суб’єктивні фактори.

У підсумку  за рахунок редукціону ми маємо у середньому  6% економії,  а у окремих напрямках це може бути 10-12%. І найцінніше — це відчуття контролю: ти чітко розумієш, що відбувається, чому приймається те чи інше рішення, і можеш цим керувати, а не “гасити пожежі” вручну”, — Роман Кулічов, начальник відділу міжнародних перевезень департаменту логістики BAYADERA Group

Єдине досьє замість пошуку по різних джерелах

Ще одна типова проблема — розрізненість інформації. Контакти в одному місці, документи в іншому, а історія співпраці взагалі ніде не зафіксована. У керованій системі кожен перевізник має повноцінне досьє, яке включає: 

• усі контактні дані; 
• юридичну інформацію; 
• контроль термінів дії договорів; 
• збереження основних документів; 
• можливість перевірки через YouControl.

Ручне управління vs керована база перевізників

Параметр	Ручне управління (Excel + месенджери)	Керована база перевізників (eTender.Logistic)
Швидкість відбору	години–дні	хвилини
Прозорість історії	низька	повна
Контроль ризиків	суб’єктивний	об’єктивний (білі/чорні списки)
Аналітика ставок	відсутня або ручна	автоматична
Економія на перевезеннях	—	6–12% і більше
Масштабування	ускладнене	легке

Системна логістика змінює управління бізнесом. Процеси стають у декілька разів швидшими, витрати знижуються на 15–20%, а ризики простою контрольованими. Рейтинги перевізників і прозора аналітика дозволяють масштабувати доставку без втрати якості, а керівництво отримує повну картину логістики в реальному часі.

Чек-лист: чи потрібна вашій компанії керована база перевізників?

Якщо у вас 3 і більше зазначених нижче симптомів — час переходити на системне управління базою перевізників.

• База перевізників розпорошена по різних файлах і чатах
• При зміні менеджера доводиться відновлювати контакти майже з нуля
• Часто виникають затримки через пошук надійного перевізника
• Вибір перевізника відбувається за принципом «з ким раніше працювали»
• Відсутня об’єктивна аналітика ставок і якості сервісу
• При зростанні обсягів логістики збільшується кількість помилок і ризиків
• Неможливо швидко сформувати тендер лише для релевантних перевізників

Наші фахівці проаналізують поточний стан, покажуть точки зростання та потенційну економію саме для вашого бізнесу. Звертайтесь:
Марія Парьоха, керівниця проєкту eTender.Logistic
m.parokha@e-tender.ua
+38 (067) 524 82 32

Керована база перевізників — це базова інфраструктура сучасної логістики. Вона дозволяє перейти від хаотичної взаємодії до системного управління, де кожне рішення має під собою дані, а кожен процес чітку логіку. І саме в цьому переході сьогодні формується конкурентна перевага логістичних компаній.