Перехід на електронну товарно-транспортну накладну сприяє зменшенню витрат компаній. В той час як використання паперових ТТН — це постійна потреба у купівлі паперу та оплаті доставки документів від одного контрагента до іншого.

Українські компанії приєднуються до пілотного проєкту е-ТТН через провайдерів електронного документообігу. Останні забезпечують реєстрацію та користування сервісами системи. Зараз з е-ТТН працюють 8 провайдерів та 38 компаній.

Пілотний проєкт із впровадження електронного документообігу товарно-транспортної накладної ініційований у взаємодії Міністерства інфраструктури та Міністерства цифрової трансформації. Інститут аналітики та адвокації виступає адміністратором системи (ІАА). Команда ІАА відповідає за розробку центральної бази даних, її тестування та залучення всіх учасників процесу.

Цифра замість паперу

“Якщо українські компанії проводять 1 млн автомобільних вантажоперевезень на місяць, на ці операції йде 4 млн аркушів (більше, ніж 8 тис. упаковок паперу). Це приблизно 692 тис. грн на придбання паперу та близько 61 млн грн на відправку документів рекомендованим листом”, — розповідає Юрій Ромашко, виконавчий директор Інституту аналітики та адвокації.

Крім того, зберігання архівів документів також тягне за собою додаткові витрати. Не варто забувати про те, що паперові товарно-транспортні накладні мають властивість псуватися або губитися. Тоді весь пакет документів треба друкувати й надсилати знову.

Введення електронного документообігу товарно-транспортної накладної також зменшує витрати часу на оформлення документів. У цьому допомагають провайдери.

“Компанія IT Enterprise так сконфігурувала документообіг з нашою IT-системою, що вдалося скоротити час на введення даних з первинної документації. Використовуючи наші внутрішні довідники, документи заходять до IT-системи за рядками та позиціями. Це суттєво скорочує час, який витрачається, та зменшує вірогідність помилки”, — говорить Дмитро Паламарчук, менеджер проєктів компанії “Інтерпайп”.

Оптимізація процесів та зміна свідомості працівників

У процес роботи з системою е-ТТН залучений не лише менеджмент компаній, а й персонал, який напряму взаємодіє з вантажами. Наприклад, працівники складів, водії. Цифровізація товарно-транспортної накладної дозволяє оптимізувати їх робочий час, пришвидшити поставки.

Рухаючись маршрутом, водій не переймається збереженням паперових накладних, електронні документи доступні у системі 24/7. Також економиться час, який йшов на їх підписання та надсилання. Ці операції відбуваються онлайн.

“Впевнена, перехід в digital та впровадження електронних товарно-транспортних накладних — це майбутнє для більшості підприємств, які працюють в Україні. Електронні ТТН підвищують ефективність нашого персоналу та забезпечують оптимізацію і скорочення витрат на обслуговування паперових носіїв”, — розповідає Тетяна Смітюх, директор департаменту з управління ланцюгами поставок ТОВ “Террафуд”.

Звичайно, зміна звичних процесів для співробітників, які працювали з паперовими ТТН, потребує додаткових зусиль. І це одна з причин, чому спочатку реалізується пілотний проєкт. Крім того, він дає змогу допрацювати систему відповідно до потреб та запитів компаній.

Проєкт реалізується за підтримки USAID/UK aid проєкту “Прозорість та підзвітність у державному управлінні та послугах/TAPAS”.

Інформацію надано пресслужбою Інституту аналітики та адвокації