Відтепер абсолютно законно можно використовувати електронний формат товарно-транспортних накладних (е-ТТН) при здійсненні вантажних перевезень. 12 липня набрав чинності наказ Мінінфраструктури, яким затверджено зміни до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні. Вже за тиждень, 19 липня 2019, Міністерство інфраструктури запрошує на нараду перевізників, компанії, які надають послуги з електронного документообігу і Офіс ефективного регулювання аби дізнатися про зручність запропонованої моделі. Тож маєте нагоду відвідати захід і поставити запитання віч-на-віч. До того часу, коротко про перебіг подій та правила оформлення е-ТТН.

Розвиток подій та наміри

Із пропозицією перевести товарно-транспортну накладну з паперового вигляду в електронний до Спілки українських підприємців звернулася компанія Delivery. СУП провели опитування учасників ринку, і дійсно виявилося, що це велика паперова робота, яка покладається десь на бухгалтерів, десь – на менеджерів, десь – на операційних виконавців. Тож ця пропозиція була підтримана, і бізнес разом висловив її Міністерству інфраструктури.

Бізнес у напрямі впровадження е-ТТН почав працювати з Міністерством рік тому. “У цьому випадку був повний консенсус і на ринку, і Офіс теж підтримав цю ініціативу, і Міністерство так само включилося. Але на роботу потрібен був час”, — зазначив Олексій Дорогань, виконавчий директор Офісу ефективного регулювання (BRDO).

“Завдяки ініціативі ринку та Офісу ефективного регулювання Міністерство почало рухатися в бік того, щоби внести зміни в Наказ №363 і дозволити використовувати товарно-транспортні накладні. Це лише перший крок. Ми маємо на меті повністю оцифрувати процес і перевести всі товарно-транспортні накладні в електронний формат. Ми вбачаємо, що Міністерство створить реєстр за моделлю ProZorro, за моделлю єдиного компоненту і надасть учасникам ринку можливість генерувати ці електронні товарно-транспортні накладні”, — розповів Сафаров Фарід Каміл огли, генеральний директор Директорату цифрової інфраструктури на транспорті Міністерства інфраструктури України.

“З приводу реєстру, про який говорив представник Міністерства інфраструктури — я впевнений, що ринок підтримає. Єдине, на чому хочу наголосити — щоб доступ до цього реєстру і користування був безкоштовним для учасників. І щоб не сталося, як із багатьма реєстрами, на жаль відбувається, коли ми повинні використовувати певні ключі, які треба отримати в певному місці. Краще, аби можна було користуватися будь-яким електронним цифровим підписом, отриманим будь-де. Це дуже важливо”, — прокоментував Андрій Єрашов, голова Комітету з розвитку підприємництва Спілки українських підприємців.

Переваги е-ТТН

Компанія Delivery була однією з перших, хто почав тестувати електронну ТТН на внутрішніх процесах. А оскільки така форма документа ще не була включена в офіційні правила перевезень, все дублювали на папері. Щодо економічної доцільності та нюансів застосування е-ТТН Logistics in Ukraine писали ще рік тому.

“Хочу пояснити, чому нам так необхідна електронна накладна, коли є паперова. Товарно-транспортна накладна – документ, який збирає як мінімум три-чотири підписи. Спочатку його оформляє вантажовідправник, потім підписує перевізник, який в кінці шляху отримує підпис вантажоодержувача, і повертає ТТН тому, хто оплачує послуги. Все це довго. Іноді документ губиться, а замовники відмовляються оплачувати, поки не отримають оригінал — затримується оплата послуг перевізників, компанії страждають від того, що гроші вимиваються з обігу. Я свого часу пропонував піти європейським шляхом і взагалі відмовитися від ТТН. Але у нас так історично склалося, що цей документ необхідний для первинного обліку. Тому перехід на електронний варіант — це оптимальне рішення, яке буде затребуване. Є ще багато моментів, які треба допрацьовувати, але електронна ТТН дозволяє оперативно підписувати документи і реагувати на проблеми, що виникають у дорозі”, — сказав Андрій Івасів, співзасновник Delivery Group.

“Електронна товарно-транспортна накладна прибирає необхідність збирати, адмініструвати та доставляти паперові ТТН. Це економія паперу. За розрахунками експертів в Україні друкується близько 10 млн товарно-транспортних накладних на місяць. Ми не сподіваємося, що через місяць всі паперові ТТН стануть електронними. Але якщо до кінця року половина цих документів перейде в цифровий формат, ми заощадимо велику кількість паперу. Але справжня вигода для підприємств в економії часу, яка призводить до ефективного управління обіговими коштами. І ми впевнені: це підвищить конкурентоздатність української логістики серед країн, які вже використовують е-ТТН”, — зазначила Оксана Ферчук, керівник сервісу обміну електронними документами “Вчасно”.

Правила оформлення е-ТТН

Е-ТТН працюватиме як звичайний електронний документ. Відправник, маючи доступ до інтернету, може завантажити його в систему, накласти кваліфікований електронний підпис (КЕП) та відправити перевізнику й отримувачу вантажу. Після того, як вантаж доставлять, і він пройде перевірку, отримувач поставить на електронну накладну свій КЕП, і документ із підписами всіх сторін миттєво з’явиться в бухгалтеріях учасників перевезення.

Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання, знищення е-ТТН здійснюється відповідно до Законів України “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про електронні довірчі послуги”.

Сторони можуть внести до ТТН будь-яку іншу інформацію, яку вони вважають необхідною. Залежно від виду вантажу та його специфічних властивостей до основних документів додаються інші (сертифікати, свідоцтва тощо), що визначається правилами перевезень зазначених вантажів у паперовому та/або електронному вигляді.

У разі оформлення е-ТТН супровідні документи також додаються в електронній формі. У разі оформлення ТТН у паперовій формі супровідні документи додаються в паперовій формі за підписом відповідальних осіб.

Товарно-транспортну накладну на перевезення вантажів автомобільним транспортом виписує Замовник (вантажовідправник) у трьох примірниках. Замовник (вантажовідправник) засвідчує всі примірники товарно-транспортної накладної підписом. Після прийняття вантажу згідно з товарно-транспортною накладною водій (експедитор) підписує всі її примірники.

У разі використання ТТН у паперовій формі перший примірник товарно-транспортної накладної залишається у Замовника (вантажовідправника), другий – водій (експедитор) передає вантажоодержувачу, третій примірник, засвідчений підписом вантажоодержувача, передається Перевізнику.

У разі використання е-ТТН Замовник (вантажовідправник) друкує, підписує і надає водію (експедитору Перевізника) в одному примірнику паперову копію е-ТТН, для пред’явлення особам, уповноваженим здійснювати контроль на автомобільному транспорті та у сфері безпеки дорожнього руху. Водій (експедитор Перевізника) ставить свій підпис на паперовій копії е-ТТН про прийняття ним вантажу для перевезення.

У тих випадках, коли в товарно-транспортній накладній немає можливості зазначити всі найменування вантажу, підготовленого для перевезення, до такої накладної Замовник додає документ довільної форми з обов’язковим зазначенням відомостей про вантаж (графи 1 – 10 товарно-транспортної накладної). У таких випадках в ТТН зазначається, що до неї додається як товарний розділ документ у паперовій або електронній формі, без якого товарно-транспортна накладна вважається недійсною і не може використовуватись для розрахунків із Замовником.

У разі перевантаження вантажу в процесі перевезення на інший автомобіль складається акт довільної форми в паперовій або електронній формі, в якому обов’язково зазначаються:

• повне найменування, місцезнаходження (для юридичних осіб) або прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання (для фізичних осіб – підприємців) власника транспортного засобу, який прийняв вантаж;
• прізвище, ім’я, по батькові водія, який прийняв вантаж;
• реєстраційний номер транспортного засобу Перевізника, який прийняв вантаж;
• реєстраційний номер транспортного засобу Перевізника, який здав вантаж.

Акт складається у двох примірниках, які підписують представники (водії) обох Перевізників (по одному для кожного), проставляючи особисті підписи або ЕП.

Автор: Олександра Горбенко