Главная цель аудита склада — оценить текущий уровень логистики объекта и определить возможные пути улучшений. А поскольку зачастую Заказчик точные цели аудита склада не формулирует, то и Консультант разрабатывает предложения исходя из своего опыта работы. Итог: “мусор на выходе — мусор на выходе”. Дабы такого не происходило, об основных этапах аудита рассказывает Ярослав Степченков, руководитель логистической мастерской SCM, Логистика, Управление Запасами и Закупками с Ярославом Степченковым

Для связи с автором: y.stepchenkov/@/gmail.com 

В результате аудита должны быть определены возможные пути:

• максимизации эффективного использования пространства как помещения, так и технологических зон;
• максимизации эффективного использования техники, складского и стеллажного оборудования, ИТ-оборудования, используемого при складских операциях;
• максимизации эффективного использования труда (производительности);
• максимизации доступности и защищенности ТМЦ;
• минимизации затрат на складскую логистику.

Этапы аудита Складской Логистики:

Каждый из нижеуказанных блоков аудита может рассматриваться как самостоятельный объект исследований с полностью завершенной логикой результатов/выводов.

Этап 1: Аудит эффективности использования существующей технологии и мощностей складской логистики

Цели аудита: Выявление имеющихся и/или потенциально возможных барьеров, которые стоят на пути повышения эффективности работы складского комплекса, и оценка рисков возможного их возникновения или усиления в краткосрочном и среднесрочных периодах, с целью анализа возможности эти барьеры снять и/или снизить их влияние на эффективность и/или полностью устранить

Предмет изучения:

Складское пространство и его рациональное и эффективное использование:

• Имеющиеся на предприятии системы оценки операционных мощностей складского комплекса (оборудование, топология, техника, персонал) и эффективности ее использования для управления эффективностью склада.
• Измерение текущего уровня и максимально необходимого полезного объема и/или площади склада и каждой функциональной области полезный объем и площадь. Оценка коэффициента использования мощностей как в статике (на момент аудита), так и в годовой динамике (с учетом пиковой нагрузки).
• Оценка временной нагрузки на зоны разгрузки, приемки, комплектации и отгрузки. Изучение точек контроля, точек простоя/задержки ТМЦ в этих зонах и причин, связанных с этим.
• Соотношение площадей, добавляющих ценность (генерирующий доход) и не добавляющих. Целесообразность (в т. ч. технологическая) наличия площадей, не добавляющих ценность.
• Оценка эффективности управление топологией мест хранения
• Оценка пропускной способности платформ/доков. Оценка технологического времени на постановку и отъезд машины от платформы/дока, его соотношение ко времени операции погрузки/разгрузки. Узкие места при погрузке и разгрузке связанные с конструктивными особенностями платформ/доков/ворот.
• Внешнее пространство (стояночная площадка для грузовиков, районы обслуживания и т.д.) и узкие места движения транспортных потоков, которые могут быть причиной простоя доков при погрузке/выгрузке. Оценка потерь времени водителя транспортного средства при взаимодействии со складом.
• Оценка освещения рабочих зон и рабочих мест
• Социальная инфраструктура и ее состояние (комментарий: данный аспект является одним из нематериальных мотиваторов персонала)
• Чистота помещения: регламенты и требования по чистоте в зависимости от требований по товару и условий его обработки, выполнение регламентов в жизни
• Измерение влажности и температуры, контроль их соответствия, наличие сценарных регламентов по действиям, которые необходимо провести при нарушении требуемых условий хранения
• Изучение действующих регламентов по обслуживанию техники, графиков тех. работ и их выполнение персоналом на складе в нужном объеме и в указанное время
• Изучение действующего регламента и графика по обслуживанию помещения и инженерно-технических коммуникаций

Складская техника

• Оценка целесообразности применения и текущего использования флота, имеющейся на складе техники (данная оценка проводиться для изучения эффективности использования, а не на количестве используемого оборудования). Использование определяется для каждого вида и группы оборудования.
• Изучение действующих регламентов по эксплуатации (в т. ч. техники безопасности), обслуживанию техники, графиков тех. работ и их выполнение персоналом на складе в нужном объеме и в указанное время
• Наличие системы персональной ответственности персонала за соблюдение технического состояния техники при использовании
• Изучение места передачи, стоянки (при неиспользовании) и обслуживания техники.

1. Система диспетчеризации техники и персонала

• Изучение и оценка системы мониторинга производительности труда персонала/техники
• Изучение систем назначения задач персоналу и управления очередью задач (в т. ч. приоритетами выполнения). Изучение узких мест (в т. ч. при сбоях в каком-то из процессов; недостаточном количестве техники или персонала; на возможный обман со стороны персонала и т.д.)
• Система планирования потребности в персонале с учетом прогнозного плана работ и мотивационной составляющей
• Оценка эффективности все системы диспетчеризации и управлением постановкой задач на складе

Оценка системы рисков и антирисковых мероприятий

• Оценка наличия и действенности сценариев по привлечению персонала /техники при пиковых нагрузках и/или непредвиденных ситуациях (оценка гибкости по мощности)
• Оценка % гибкости персонала и системы/мероприятий по ее развитию

Результат аудита: 1.  Отчет «Описание системы складской логистики «как есть» и оценка ее на предмет достижения заданных критериев по процессу складской логистики. Данный отчет также будет содержать:

• Паспорт склада (электронная форма) с расчетом максимальных мощностей
• Все расчеты, которые были предметом аудита
• Выводы о потенциале использования помещений, техники
• Рекомендации по возможным направлениям повышения эффективности и обзорным инструментам, с помощью которых можно достичь данных улучшений

2. Детализированный План работ по внедрению изменений, преобразований существующей системы складской логистики (если такой потребуется).

Этап 2: Аудит системы качества управления процессами складской обработки товаров и взаимодействия с Клиентами процесса

Цель аудита: Определение текущего уровня развития системы процессного управления в складской логистике предприятия, в т. ч. систем управления качеством и изменение/развития процессов складской логистики и вспомогательных к ней. При аудите особое внимание будет уделяться целостному и качественному подходу организации управления процессами и их изменениями.

Предмет изучения:

Оценка общей структуры и состав нормативно-методических документов (НМД) по складской логистике и вспомогательных к ней процессов

• Создание VAD (Value-Added Chain Diagram) процессов первого и второго уровня складской логистики и вспомогательных к ней процессов первого в варианте «как должно быть» с учетом текущей специфики работы
• Построение матрицы «Процесс(Функции) – НМД» и изучение «белых пятен» (процессов, которые не регламентированы и не описаны в НМД)
• Изучение и оценка состояния и актуальности (соответствие текущим процессам) описательной части НМД, имеющимся и выполняемым на складе процессам, на соответствие идеологии, нормативам и требованиям
• Изучение и оценка системы доступности и удобства пользования НМД персоналом предприятия, а также информирования как об общих показателях процесса (результат и эффективность), так и о персональных

Оценка подходов и принципов к разработке и/или актуализации регламентов процессов

• Изучение и оценка системы измерителей результативности и эффективности процессов
  • Изучение и оценка системы работы с отклонениями в процессах: фиксации проблем, изучение причин, выработка корректирующих действий и их внедрение, ведение базы знаний (Trouble Data Base)
  • Изучение и оценка системы постоянного улучшения процессов на складе, как плановой работы над повышение результативности и эффективности работы склада (в т. ч. с оценкой вовлеченности коллектива в процесс постоянного улучшения)
  • Изучение и оценка процедур по актуализации НМД и внедрение ее на предприятии (в т. ч. эффективности разработки методических и визуальных инструментов для исполнителей с целью облегчения их обучения)

Оценка принципов и методов доведения и исполнения процессов персоналом складской логистики

• Изучение организационно-ролевой структуры и построение матрицы ответственности «как есть» и «как должно быть». Оценка соответствия, наличие дублирования ответственности и/или исполнения
• Изучение наличия и содержания Положения о подразделениях или отделах, а также Должностных Инструкции (ДИ) на предмет описания функций по должности и соответствия описания реальным процессам (актуальность ДИ)
• Изучение и оценки системы подбора сотрудников на должности в складской логистике, а также системы ввода в должность, адаптации во время испытательного срока
• Изучение и оценка имеющейся системы периодической аттестации сотрудников на знание процессов и/или отдельных функций
• Изучение и оценка исполнительской дисциплины и внутренних и внешних факторов, которые в данный момент влияют на нее
• Изучение и оценка системы мотивации/стимулирования руководителей и персонал на выполнение стандартов процессов и временных регламентов
• Изучение и оценка компетенций руководителей в Складской Логистике в области управления процессами, как основных драйверов и хранителей процессной культуры

Оценка системы нормирования работ, разработки и установки KPI процессов, а также их актуализация

• Изучение и оценка регламентов (в т.ч. временных) по разработки и актуализации норм и нормативов производительности выполнения функций, процедур и/или процессов (в т. ч. принципы проведения измерений, фиксации результатов, алгоритмы обработки информации и выработки решения)
• Наличие контрольной системы проверки результатов измерения производительности путем идеального расчета (например, использование мультимоментных расчетов)
• Изучение системы доведения нормативов до персонала и увязка системы мотивации к их значениям (в т. ч. изучается возможность достижения выставленных нормативов, т.е. отсутствие демотивационных факторов, связанных с неправильным нормированием)
• Изучение и оценка системы постоянного динамичного контроля выполнения нормативов, как конкретных работником, так и по подразделениям/отделам, а также в разрезе функции/процесса. Оценка системы анализа отклонения по производительности и методы реагирования на них
• Изучение и оценка системы KPI для исполнителей и/или процессов: существующие KPI и целевые значения, аудит их актуальности, процессы их текущей оценки
• Анализ дерева KPI на наличие контрмотивации (деструктивная разнонаправленность при достижении одного и того же результата в процессе)

Результат аудита: 1. Отчет «Анализ действующие системы управления качеством складских процессов. Данный отчет также будет содержать:

• Текущую оценку формализации и покрытия НМД процессов складской логистики и вспомогательных ей
• Оценку методологии и процедур по управлению качеством процессов
• Оценку процессов и процедур нормирования и управления KPI, а также контрольных процессов их достижения и актуализации
• Рекомендации по действиям и мероприятиям, которые позволят улучшить/реорганизовать управление качеством складских и вспомогательных процессов

2. Детализированный План работ по внедрению изменений, преобразований существующей системы управления качеством процессов складской логистики и вспомогательных процессов (если такой потребуется).

Этап 3: Аудит системы работы с персоналом в складской логистике, направленный на достижение лояльности, высокой производительности и упреждение возникновения потенциальных проблем со стороны персонала

Цель аудита: Независимая оценка системы работы с персоналом в складской логистике и ее эффективность по созданию культуры исполнения и эффективного выполнения процессов, а также воспитания лояльности персонала к предприятию

Предмет изучения:

• Изучение соответствия декларативной миссии по отношению к персоналу, которая доносится до персонала склада при приеме на работу, и фактической, которая устоялась в подразделении. При выявлении серьёзного разрыва оценка элементов/причин такого разрыва (например, завышенные обещания со стороны работодателя, или злоупотребление властью со стороны руководителя подразделения или неформальные лидеры и пр.)
• Изучение и оценка системы быстрого ввода человека в должность и последующее его стимулирования на соответствия должности и постоянное нахождение в зоне эффективности выполнения своих обязанностей (в т. ч. адаптация, аттестация, методы и инструменты признания стабильности высокого результата и пр.)
• Изучение принципов организации коллективной/бригадной/сменной работы. Оценка текущих потерь от «Эффекта Рингельмана» и основных факторов демотивирующего характера
• Изучение систем мотивации материальной и нематериальной на предмет ее эффективности на достижения целевых результатов и возможности субъективного воздействия, которое приводит к нивелированию мотивационных факторов
• Изучение и оценка отбора персонала на склад с использованием портрета мотивационных факторов (формирование команды со схожими мотивационными ценностями)
• Изучение и оценка психологического воздействия системы нематериального поощрения персонала на складе
• Изучение и оценка руководителя на предмет сбалансированного стиля руководства (наличие баланса между контролирующими аспектами должности и стремления к развитию процессов/подразделения/предприятия)

Результат аудита: 1.  Отчет «Текущее состояние системы работы с персоналом». Данный отчет также будет содержать:

• Оценка текущего состояния культуры работы с персоналом и ее узкие места
• Оценка внутренней культуры в подразделении (в т. ч., сопоставление с желаемым уровнем) и факторы, которые ее формируют
• Результаты исследований, которые были предметом аудита
• Рекомендации по возможным направлениям работы с персоналом, которые направленны на построение лояльной и высокоэффективной команды

Этап 4: Аудит финансово-экономической эффективности работы

Цель аудита: Провести оценку:

• своевременности, достоверности и корректности управленческого учета, который ведется для оценки Складской Логистики и вспомогательных к ней операций;
• аналитических инструментов финансово-экономического анализа эффективности работы Складской Логистики, которыми пользуются руководители подразделения/предприятия.

Предмет изучения:

• Изучение учетной политики компании, плана счетов управленческого учета (в т. ч. аналитических), финансово-организационной структуры Складской Логистики, первичного документооборота и принципов фактического разнесения доход и затрат, связанных с деятельностью Складской Логистики
• Изучение принципов и методологии калькулирования себестоимости и цены на ПРОДУКТ[1], а также ее реализация в учетной системе компании
• Изучение наличия и методов учета альтернативные видов доходов и расходов по Складской Логистике и вспомогательным операциям, которые учитываются при ведении управленческого учета
• Проведение оценки структуры Валового и Маржинального Доходов и их чувствительность к физическим величинам (объемам продаж того или иного продукта) и/или к клиентам
• Проведение оценки систем и принципов планирования затрат на складскую логистику и контроля их фактических величин в привязке к физическим величинам, которые данные затраты генерирует (увязка к Cost Driver).
• Проведение оценки структуры затрат, которые возникают со Складской деятельность и обслуживающих ее вспомогательных процессов с развернутым анализом:
  • Потребления ресурсов на основные и вспомогательные операции с анализом динамики изменения физических величин (например, норм потребления на 1 единицу паллеты, заказа, SKU и пр.);
  • Выделением затрат на процессы, добавляющие ценность для ПРОДУКТА, и процессы, не добавляющих ценности;
  • Соотношения расчетной себестоимости по управленческому учету и по функционально-стоимостному анализу, для оценки величины отклонения при расчетах;
  • Соотношение постоянных и переменных затрат на Складскую Логистику и расчетом финансового рычага, который имеет компания в этой области
• Проведение оценки процедур инвентарного контроля и списаний ТМЦ (их периодичность, актуальность, основные задачи и действия после их проведения с минимизации убытков, в т. ч. потеря имиджа перед клиентами)

Результат аудита: 1. Отчет «Независимая оценка управленческого учета и аналитического финансово-экономического инструмента для принятия решений при управлении Складской Логистикой». Данный отчет также будет содержать:

• Экспертную оценку эффективности организации и ведения управленческого учета для целей управления Складской Логистики;
• Независимую оценку структуры доходов и анализ чувствительности;
• Независимая оценка структуры затраты и анализ гибкости предприятия при изменении структуры продаж/потребления ЛОГИСТИЧЕСКОГО ПРОДУКТА
• Рекомендации по действиям и мероприятиям, которые позволят улучшить/реорганизовать управленческий учет и/или систему аналитических финансово-экономических отчетов, необходимых для оперативного управления СКЛАДСКОЙ ЛОГИСТИКОЙ

2. Детализированный План работ по внедрению изменений, преобразований существующей системы управления качеством процессов складской логистики и вспомогательных процессов (если такой потребуется).

Этап 5: Аудит актуальности и конкурентоспособности логистического продукта[2], предлагаемого компанией (комментарий: только для компаний, которые продают услуги Складской Логистики, как отдельно, так и в составе общего предложения)

Цель аудита: Провести независимую оценку эффективности и своевременности процессов маркетингового управления ПРОДУКТОМ, предлагаемого рынку, а также корректного донесения его ЦЕННОСТИ клиенту

Предмет изучения:

• Изучение и оценка внутренних процессов сбора информации и процедур по ее обработке с целью:
  • исследования актуальности предложенного ранее и/или возможно востребованного в будущем ПРОДУКТА и его текущей/будущей ценности для Клиента;
  • оценки конкурентной среды по предложенному ПРОДУКТУ и оценка/прогноз ее тенденций в краткосрочном и среднесрочном;
• Изучение наличия и эффективности использования методов и инструментов аудита ценности для Клиента (его глазами) ПРОДУКТА и его составляющих и соответствие той ценности, которому мы заложили в ПРОДУКТ и позиционируем, а также в развитие которой мы тратим средства
• Изучение методов и принципов проведения и результатов разработки стратегический целей по продаже ПРОДУКТА и проведения периодических визий (стратегических сессий) по оценке прогресса ее реализации
• Изучение и оценка соответствия заявленной ЦЕННОСТИ ЛОГИСТИЧЕСОГО ПРОДУКТА и действий (предоставление услуг и т.д.), которые выполняются предприятием, на предмет формирования ожидания со стороны Клиента и их удовлетворения

Результат аудита: 1.  Отчет «Оценка мероприятий по формированию текущей маркетинговой ценности ПРОДУКТА для Клиента и эффективности действий предприятия по ее своевременной актуализации». Данный отчет также будет содержать:

• Экспертную оценку эффективности организации процессов создания, донесения до клиента и управления актуальностью ЦЕННОСТИ ЛОГИСТИЧЕСКОГО ПРОДУКТА
• Экспертную оценку наличия разрыва между заявленной ЦЕННОСТЬЮ ПРОДУКТА и фактическими действиями, а также их векторность и причины возникновения.

Рекомендации по действиям и мероприятиям, которые позволят пересмотреть
/скорректировать процессы управления ЦЕННОСТЬ ПРОДУКТА, как в ее формировании и донесении Клиентам, так управлением операционной составляющей на устранение разрыва «декларирование-выполнение»

[1] Продукт – товар и/или услуга и/или сервис предоставляемый к товару, которые имеют ценность для клиента и конечного потребителя и рассматриваются в комплексе, как единый предмет покупки. Может представлять из себя как предложение единичного товара или услуги, так и их набор, который создает эффект синергии для Клиента

[2] Продукт – товар и/или услуга и/или сервис предоставляемый к товару, которые имеют ценность для клиента и конечного потребителя и рассматриваются в комплексе, как единый предмет покупки. Может представлять из себя как предложение единичного товара или услуги, так и их набор, который создает эффект синергии для Клиента